下面我将从心态、邮件结构、不同阶段话术、注意事项四个方面,为您详细拆解要账邮件的技巧。
核心心态与准备
在动笔之前，先调整好心态,做好准备工作。
- 专业心态，而非对立心态：你不是在“讨债”，而是在“追讨一笔已经到期的应收账款”，把对方看作是“暂时忘记付款的合作伙伴”，而不是“敌人”，专业、冷静的态度更能赢得尊重。
- 有理有据，准备充分：
- 合同/订单号：清晰地标明是哪一笔业务。
- 发票信息：提供发票号码、开票日期、金额。
- 付款条款：明确指出合同中约定的付款日期。
- 所有沟通记录：保存好之前的邮件、聊天记录,以备不时之需。
邮件结构（万能公式）
一封有效的催款邮件,通常包含以下六个部分：
清晰的主题
- 目的：让对方一眼就知道邮件的重要性,并优先打开。
- 技巧：包含关键词“催款/账单/付款”以及关键信息。
- 示例：
【友好提醒】[公司名] 发票 [发票号] 的付款事宜Urgent: Overdue Payment for Invoice #[Invoice Number] - [Your Company Name]跟进：订单 [订单号] 的尾款支付
礼貌的开场白
- 目的：维持良好的商业关系,不要一上来就火药味十足。
- 技巧：先问候,再切入正题。
- 示例：
希望您一切顺利！Hi [对方姓名],[对方姓名]，您好！
清晰的正文
- 这是邮件的核心，需要简明扼要地说明情况，通常采用“三段论”：
- 第一段：说明事由,直接点明是关于哪一笔款项。
- 第二段：提供证据，列出合同、发票、金额、到期日等关键信息,证明你的要求是合理合法的。
- 第三段：提出行动请求，明确告诉对方你希望他们做什么（何时付款，或何时给你一个明确的答复）。
友好的结尾
- 目的：给对方一个台阶下，表达合作意愿,避免把关系搞僵。
- 示例：
感谢您的及时处理。期待您的回复。如有任何疑问，请随时与我联系。
规范的落款
- 包括你的姓名、职位、公司名称和联系方式。
- 示例：
祝好，[你的姓名][你的职位][你的公司名称][你的电话]
不同阶段的邮件话术模板
根据账款逾期的时间,邮件的语气和侧重点应有所不同。
付款日前3-5天（友好提醒）
这个阶段的邮件语气最轻松，目的是提醒对方,避免遗忘。
邮件主题：温馨提醒：[公司名] 发票 [发票号] 即将到期
Hi [对方姓名],
希望您一切顺利！
特此温馨提醒，我们于 [开票日期] 为贵司开具的发票（发票号：[发票号]），金额为 [金额] 元，将于 [到期日期] 到期。
为确保账务流程顺畅，烦请贵司安排付款事宜，如需任何协助,请随时告知。
感谢您的支持！
祝好， [你的姓名]
逾期后1-2周（正式催款）
语气变得正式，强调事实,但依然保持专业。
邮件主题：【正式催款】[公司名] 发票 [发票号] 的逾期付款
Hi [对方姓名],
您好！
写这封邮件是关于我们之前为贵司提供的 [服务/产品] 相关的付款事宜。
根据我们的记录，发票 [发票号]（金额：[金额] 元）已于 [到期日期] 到期，目前已逾期 [X] 天,我们尚未收到此笔款项。
为确保双方的合作愉快，烦请贵司尽快安排此笔款项的支付，我们的付款信息如下： [附上清晰的付款指引，如银行账户信息、付款链接等]
如果付款已经安排，请忽略此邮件，如有任何问题或需要我们对账单进行核对,请随时与我联系。
期待您的回复。
顺祝商祺， [你的姓名]
逾期后2-4周（严肃警告）
语气更强硬，开始提及可能产生的后果，如影响信用、暂停服务等,并暗示将采取进一步行动。
邮件主题：重要：[公司名] 发票 [发票号] 的严重逾期及后续处理
Dear [对方姓名],
此事关于发票 [发票号]（金额：[金额] 元）的严重逾期问题，该发票已于 [到期日期] 到期，至今已逾期 [X] 天,我们仍未收到付款。
我们已多次尝试与您联系，但未得到有效回复，根据双方签订的合同 [合同号] 第X条,贵司的付款已构成违约。
我们必须在 [设定一个最后期限，如：3个工作日内] 收到这笔款项,否则我们将不得不：
- 暂停为贵司提供任何新的服务或发货。
- 将此事交由我司法务部门或外部催收机构处理。
- 保留因此产生的一切额外费用（如滞纳金、律师费等）的权利。
我们希望事情不会发展到这一步，并珍视我们之间的合作关系，请立即处理此事,并告知我们您的付款计划。
等待您的紧急回复。
此致， [你的姓名] [你的职位]
长期逾期（最后通牒）
这是最后的手段，语气最严厉,直接宣布采取行动。
邮件主题：最后通知：[公司名] 发票 [发票号] 的付款及法律行动
To Whom It May Concern,
这是关于发票 [发票号]（金额：[金额] 元）的最终付款通知。
该款项自 [到期日期] 起已严重逾期超过 [X] 天，尽管我们已通过邮件和电话多次催收,但至今未收到任何款项。
我们在此正式通知贵司，我们将在 [具体日期，如：3个工作日内] 将此案正式移交我司法务部，并启动法律程序以追讨欠款，届时，所有由此产生的法律费用、催收费用将由贵司承担。
如果希望避免法律纠纷，请立即全额支付此笔款项至以下账户： [附上最终付款信息]
我们已无更多耐心等待,此事已进入最终处理阶段。
[你的姓名] [法务部/财务部负责人]
高级技巧与注意事项
- 抄送相关人：如果对方一直不回复，可以考虑将邮件抄送给对方的上级、财务总监或你公司内部的管理层，这会给对方施加一定的压力，但要慎用,避免过早激化矛盾。
- 电话跟进：邮件发送后1-2天，如果对方没有回复，一定要打电话跟进，电话沟通更直接，可以快速了解对方的真实情况（是忘记了、资金紧张还是故意拖欠）。
- 提供便利：在邮件中附上付款链接、清晰的付款指引，甚至可以提出“如果支付有困难，请先支付一部分”的灵活方案,以促进回款。
- 保持记录：所有沟通邮件都要妥善保存,这是未来可能采取法律行动的有力证据。
- 区分客户：对于长期合作、信誉良好的老客户，可以多一些理解和耐心；对于新客户或信誉不佳的客户，则要严格按照流程,步步紧逼。
- 不要情绪化：无论对方如何回复，你的邮件都要保持专业，避免使用指责、抱怨或威胁性的词语（除非是最后通牒阶段）。
希望这些技巧和模板能帮助您高效、专业地处理要账事宜！
