核心原则：下笔前必须想清楚的“灵魂”
所有运用文写作都应遵循以下四个核心原则,它们是衡量一篇运用文好坏的根本标准。
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明确的目的性
- 技巧： 在动笔前，用一句话问自己：“我写这篇文章，希望读者看完后做什么、想什么或知道什么？”
- 举例：
- 写请假条：目的是“获得批准”。
- 写工作总结：目的是“展示成果、提炼经验、争取资源”。
- 写会议纪要：目的是“明确任务、落实责任”。
- 写通知：目的是“让特定人群知晓并执行某件事”。
- 要点： 整篇文章都应围绕这个核心目的展开,无关信息一律删去。
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清晰的逻辑性
- 技巧： 运用“总-分-总”的结构，让读者能轻松跟上你的思路。
- 总（开头）： 开门见山，说明事由、目的或结论。
- 分（主体）： 条理清晰地阐述具体内容，如原因、经过、事项、要求等。
- 总（： 总结全文，提出希望、发出号召或明确下一步行动。
- 要点： 主体部分常用并列式（一、二、三……）、递进式（其次、…）或时间/空间顺序,让信息井井有条。
- 技巧： 运用“总-分-总”的结构，让读者能轻松跟上你的思路。
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内容的真实性
- 技巧： 严格忠于事实，数据要准确，引述要可靠，即使是向上级“报喜”，也要基于真实业绩；即使是“提建议”,也要基于实际问题。
- 要点： 真实是运用文的立身之本,虚假信息会严重损害个人或组织的信誉。
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语言的得体性
- 技巧： 根据文种、对象和场合,选择恰当的语气和措辞。
- 举例：
- 对上级：应使用尊敬、谦逊的语言，多用“请”、“恳请”、“汇报”等。
- 对平级/同事：应使用平等、协商的语言，多用“建议”、“商榷”、“合作”等。
- 对下级/客户：应使用明确、规范的语言，指令要清晰,承诺要兑现。
- 要点： 避免口语化、情绪化和模糊不清的表达,保持专业和客观。
结构技巧：搭建文章的“骨架”
一篇好的运用文,结构清晰是第一要务。
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标题：准确、规范
- 技巧： 标题应直接点明文种和核心内容。
- 公式：
文种 + + 事由 + 的 + 文件 - 举例：
- 《关于举办2025年度员工技能培训的通知》
- 《XX部门第三季度工作总结》
- 《关于申请购置办公电脑的请示》
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称谓：得体、无误
- 技巧： 顶格写，后加冒号,使用对方的全称或约定俗成的尊称。
- 举例：
尊敬的XX公司领导：、各部门、全体同事：
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正文：条理、充实
- 技巧： 这是文章的核心，务必分段，每段一个中心思想，善用序数词（一、二、三……）、,让结构一目了然。
- 段落结构： 每段最好也遵循“观点句 + 解释/论证 + 小结”的模式。
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完整、有力
- 技巧： 根据文种选择合适的结束语。
- 常用结尾：
- 请示/报告类： “以上请示，妥否，请批示。”、“特此报告，请审阅。”
- 通知类： “特此通知。”、“请遵照执行。”
- 函件类： “专此函达，盼予回复。”、“顺祝商祺。”
- 感谢信/表扬信： “此致”、“敬礼！”（“此致”空两格，“敬礼！”顶格）
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落款：规范、清晰
- 技巧： 在正文右下方写上发文单位或个人姓名,以及成文日期。
- 格式：
（空两格）发文单位/个人（空两格）XXXX年XX月XX日 - 注意： 如果是单位发文,通常需要加盖公章。
语言技巧：打磨文章的“血肉”
运用文的语言讲究简明、准确、庄重、平实。
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开门见山，直奔主题
- 技巧： 避免冗长的客套和铺垫，第一段就要说清楚“为什么写”和“写什么”。
- 反例： “春天来了，万物复苏，我们公司也迎来了新的发展机遇……”
- 正例： “为提升我司市场竞争力，现计划开展春季产品推广活动，具体方案如下……”
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多用书面语，少用口语
- 技巧： 使用规范、正式的词汇。
- 举例：
- 口语 -> 书面语
搞定->完成、解决差不多->基本符合、大体一致跟他说一下->告知其、通知相关人员很->非常、十分、较为（根据程度选择）
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多用动词和名词，少用形容词和副词
- 技巧： 动词和名词能让表达更具体、更有力,形容词和副词则容易显得空洞。
- 反例： “我们非常努力地推进了这个项目，取得了非常好的效果。”
- 正例： “我们通过每周例会、跨部门协作等方式，于6月30日前完成了项目A的开发，实现了用户量20%的增长。”
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句式完整，避免歧义
- 技巧： 使用完整的句子，主谓宾结构要清晰,避免使用容易引起误解的词语或指代不明的代词。
- 反例： “小王把报告交了，他很高兴。” （谁高兴？是小王还是领导？）
- 正例： “小王按时提交了报告，领导对此表示满意。”
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数字和数据说话
- 技巧： 在总结、报告、计划等文种中，尽可能用具体数据来支撑观点,比任何华丽的辞藻都更有说服力。
- 举例： “本季度销售额同比增长15%” 远比 “本季度销售额有很大提升” 更具冲击力。
不同文种的要点与范例
掌握通用技巧后，针对不同文种进行微调,效果更佳。
| 文种 | 核心目的 | 结构要点 | 语言技巧 |
|---|---|---|---|
| 通知 | 告知事项，要求执行 | +称谓+正文（事由、事项、要求）+特此通知）+落款 | 简洁明了，指令清晰，多用“请”、“务必”、“不得”等。 |
| 请示 | 请求上级指示或批准 | +称谓+正文（请示缘由、请示事项、具体请求）+妥否，请批示）+落款 | 谦逊恭敬，理由充分，一事一请，不能多头请示。 |
| 报告 | 向上级汇报工作、情况 | +称谓+正文（概述、主体/详细情况、建议）+特此报告）+落款 | 客观真实，重点突出，不夹带请示事项。 |
| 工作总结 | 回顾过去，分析得失，规划未来 | +称谓+正文（基本情况概述、主要成绩与经验、存在问题与教训、未来计划）+落款 | 用数据说话，成绩要具体，问题要诚恳，计划要可行。 |
| 会议纪要 | 记录要点，明确任务 | （会议 |
